C'est l'une des idées reçues les plus répandues chez les indépendants : "je dois utiliser un logiciel de facturation certifié, sinon j'ai des problèmes avec l'administration." En réalité, cette obligation ne concerne qu'une partie des entreprises — et les auto-entrepreneurs en sont exemptés. Voici ce que dit vraiment la loi.
L'obligation de logiciel certifié : qui est vraiment concerné ?
Depuis 2018, les entreprises assujetties à la TVA qui encaissent des règlements de particuliers sont obligées d'utiliser un logiciel de caisse ou de facturation certifié NF525 (ou équivalent). L'objectif : lutter contre la fraude à la TVA.
Les auto-entrepreneurs, eux, bénéficient du régime de franchise en base de TVA (article 293B du CGI). Ils ne collectent pas de TVA et ne la reversent pas. Ils ne sont donc pas soumis à cette obligation de certification.
Si vous êtes auto-entrepreneur en dessous des seuils de TVA (36 800€ pour les services, 91 900€ pour le commerce), vous pouvez faire vos factures sur Word, Excel, ou n'importe quel outil — certifié ou non. Ce qui compte, c'est que vos factures comportent les mentions légales obligatoires.
Ce qui suffit pour être en conformité
Pour un auto-entrepreneur, la conformité fiscale en matière de facturation se résume à :
- Émettre une facture pour chaque prestation (ou une facture mensuelle récapitulative)
- Inclure toutes les mentions légales obligatoires
- Conserver les factures pendant 10 ans
- Numéroter les factures de façon séquentielle et chronologique
Que se passe-t-il si vous dépassez les seuils de TVA ?
Si votre chiffre d'affaires dépasse les seuils de franchise en base de TVA, vous perdez le bénéfice de l'article 293B et devenez assujetti à la TVA. À ce stade, si vous encaissez des paiements de particuliers, l'obligation de logiciel certifié peut s'appliquer. C'est le moment de faire le point sur votre outil de facturation.
Alors, pourquoi utiliser un outil dédié ?
Pas pour des raisons légales, mais pour des raisons pratiques. Un outil de facturation adapté vous fait gagner du temps, évite les erreurs de numérotation, garde une trace de tous vos encaissements, et facilite votre comptabilité en fin d'année. La conformité légale est un minimum — l'efficacité est ce qui compte vraiment.
Votre activité mérite un outil fait pour vous.
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Un auto-entrepreneur doit-il utiliser un logiciel certifié NF525 ?
Non. L'obligation de logiciel certifié NF525 ne concerne que les entreprises assujetties à la TVA. Les auto-entrepreneurs bénéficient de la franchise en base de TVA (art. 293B du CGI) et sont exemptés de cette obligation.
Peut-on faire ses factures sur Word ou Excel en tant qu'auto-entrepreneur ?
Oui, c'est légalement valide. L'important est que les mentions obligatoires soient présentes et que la numérotation soit séquentielle. Cela dit, un outil dédié est plus fiable et fait gagner beaucoup de temps dès que le volume de factures augmente.
Quand un auto-entrepreneur devient-il obligé d'utiliser un logiciel certifié ?
Si son chiffre d'affaires dépasse les seuils de franchise en base de TVA (36 800€ pour les services en 2026) et qu'il encaisse des paiements de particuliers, il peut devenir soumis à l'obligation de certification. Ce point mérite d'être vérifié avec un expert-comptable.
Les factures par mail sont-elles légalement valides pour un auto-entrepreneur ?
Oui. Une facture envoyée par mail au format PDF a la même valeur légale qu'une facture papier. L'essentiel est que le document soit non modifiable (PDF) et que vous en conserviez une copie pendant 10 ans.